Perlukah melakukan building maintenance management? Jawabannya tentu saja sangat perlu. 

Building Maintenance Management adalah perencanaan sistematis, koordinasi, dan pengawasan pemeliharaan gedung atau fasilitas. Ini mencakup inspeksi rutin, perbaikan, dan peningkatan untuk memastikan keamanan dan fungsionalitas. Manajemen pemeliharaan yang tepat sangat penting untuk menjaga nilai investasi sebuah bangunan dan menjamin kenyamanan dan kesejahteraan penghuninya.

Terdapat istilah Building Operations Maintenance & Management (BOMM) yang mengacu pada pengelolaan operasional gedung secara berkala. Dalam hal ini, mencakup tentang pemeliharaan dan perawatan gedung oleh tenaga profesional.

Tujuan dari building management & maintenance adalah untuk menjaga agar gedung tersebut tetap dalam kondisi baik. Dengan begitu, penghuni gedung, termasuk karyawan, akan merasa aman dan nyaman.

Selengkapnya tentang building maintenance management, bisa Anda baca di artikel ini. 

Perlunya Memiliki Building Maintenance Management

Pemeliharaan gedung wajib Anda lakukan baik secara berkala ataupun spontan. Sayangnya, banyak yang belum mengetahui hal tersebut atau yang tidak melakukan karena alasan berikut:

• Tidak ada anggaran biaya.
• Pengetahuan yang kurang oleh pengelolanya. 
• Kesalahan perencana dan konstruksi.
• Tidak adanya tenaga ahli untuk melakukan building maintenance management untuk gedung kantor.

Padahal, tidak adanya pemeliharaan, baik karena abai atau tidak tahu, hal ini bisa berakibat fatal.

Mungkin Anda pernah membaca berita tentang kondominium yang ada di Miami, Champlain Towers South, runtuh di tahun 2021. 

3 tahun sebelumnya, seorang konsultan menemukan kerusakan pada struktural utama di pelat beton yang ada di bagian bawah dek kolam. Kerusakan tersebut berupa retak di area sekitar parkiran termasuk dinding. 

Kerusakan tersebut sudah dilaporkan dan disarankan untuk melakukan perbaikan. Namun faktanya, tidak ada building maintenance management untuk menyimpan laporan kerusakan dan menyebabkan gedung collapse. 

Contoh di atas hanya sedikit kasus yang ada karena minimnya pengawasan dan perbaikan pada struktur gedung, termasuk gedung perusahaan. 

Di Indonesia sendiri, pengelolaan gedung sudah diatur dalam Peraturan Pemerintah No. 16 Th 2021. Pengelolanya merupakan organisasi atau badan usaha yang memiliki tanggung jawab sesuai prosedur yang ditetapkan. 

Dalam hal ini, pengelola gedung memiliki tanggung jawab terhadap kegiatan operasional gedung dan perawatan. Pengelola akan melakukan:

• Inspeksi, mengecek apakah ada yang perlu diperbaiki atau tidak. 
• Melakukan perbaikan. Termasuk mengganti filter alat elektronik, seperti AC. 

Jenis Building Maintenance Management yang Harus Anda Tahu

Pada dasarnya ada 2 jenis building maintenance management, yaitu pemeliharaan:

• Rutin: pemeliharaan di waktu yang sudah Anda tentukan sebelumnya untuk mempertahankan kualitas gedung. 
• Remedial: pemeliharaan karena adanya kegagalan tenis dan konstruksi pada proses pembangunan sebelumnya. 

Jika dijabarkan, setidaknya ada 3 building maintenance management yang perlu Anda tahu, yaitu:

1. Routine Maintenance yang dilakukan secara rutin dan sudah terjadwal agar fungsi bangunan tetap baik. 
2. Preventive Maintenance untuk mencegah kerusakan bangunan dan meningkatkan daya tahan bangunan. Salah satu pemeliharaan yang bisa Anda lakukan, yaitu inspeksi sistem utilitas dan peralatan. 
3. Corrective Maintenance untuk mengembalikan fungsionalitas bangunan. Dalam pemeliharaan ini mencakup semua jenis tindakan perbaikan. 

Dalam prakteknya sendiri, ada jenis building maintenance lain yang bisa Anda lakukan, seperti:

• Unplanned maintenance: pemeliharaan secara spontan. 
• Emergency maintenance: pemeliharaan jika ada kerusakan fatal pada bangunan. 

Banyaknya jenis building maintenance management dan pentingnya fungsi pemeliharaan gedung, membuat Anda, mau tidak mau harus memiliki maintenance management untuk bangunan kantor. 

Kendala Bila Melakukan Building Management Maintenance Manual Tanpa Sistem

Tidak sedikit yang kemudian membentuk suatu tim/divisi untuk melakukan maintenance gedung. Sayangnya, prosesnya masih manual. 

Misalnya, masih menggunakan to do list hardcopy hingga pembuatan laporan pun harus langsung ke departemen yang bersangkutan. 

Jika hal tersebut terjadi, prosesnya akan memakan banyak waktu. Kurang efisien apalagi jika pegawai Anda memiliki mobilitas yang tinggi. 

Di sisi lain, proses manual tersebut tidak bisa Anda salahkan begitu saja karena alasan berikut:

• Gedung perkantoran yang kecil sehingga masih bisa Anda handle secara manual.
• Keterbatasan biaya.
• Tidak atau belum up to date dengan teknologi. 

Namun, bisakah building management system menjadi lebih efisien?

Bisa dan caranya adalah dengan memanfaatkan teknologi. Anda bisa membuat suatu aplikasi khusus untuk building maintenance. Nantinya, pegawai Anda bisa langsung memanfaatkan aplikasi tersebut untuk melaporkan dan melakukan maintenance. 

Di sisi lain, sebagai ketua tim, Anda bisa langsung melakukan approve ketika ada emergency maintenance dengan lebih cepat. Alhasil, Anda bisa lebih hemat waktu dan bekerja secara efisien. 

Jikapun Anda memiliki layanan building maintenance, Anda juga bisa memanfaatkan aplikasi tersebut agar konsumen lebih mudah saat akan menggunakan jasa Anda. 

Fitur yang Perlu Ada di App Management Gedung

Jika membuat aplikasi, Anda mungkin bingung dengan fiturnya. 

Fitur apa saja yang harus ada di aplikasi? Manfaatnya apa? Apakah itu nanti akan mempengaruhi besar aplikasi? Bisakah dengan semua fitur tersebut, pekerjaan bisa lebih efisien?  

Hal pertama yang perlu diperhatikan adalah ketahui kebutuhan Anda dulu. Apakah untuk internal perusahaan Anda atau untuk layanan yang Anda tawarkan. Dengan begitu, fitur aplikasi akan lebih efisien. Anda juga bisa membaca tulisan kami seputar task management software pada tautan berikut Task Management Software untuk Bisnis.

Ada beberapa fitur yang bisa Anda sematkan ketika membuat aplikasi manajemen gedung, di antaranya:

Login

Masing-masing pegawai memiliki tingkat login yang berbeda. Selain divisi yang berkaitan dengan maintenance, hanya bisa masuk > request dan input report > melihat perkembangan report apakah sudah ada approve dan perbaikan atau belum. 

Untuk tim maintenance, bisa masuk ke dashboard masing-masing, melihat work order dan history, membuat dan mencetak laporan hingga chat. Sedangkan untuk tim leader, memiliki akses tambahan untuk menyetujui permintaan pemeliharaan dan mengatur jobdesk. 

Work Orders

Di bagian ini, seluruh permintaan maintenance akan masuk. Mulai dari pemeliharaan rutin hingga emergency. Untuk membedakan pemeliharaan, seperti emergency atau tidak, Anda bisa menambahkan keterangan status dan warna. 

Misalnya jika sangat penting atau urgent maka Anda bisa menggunakan warna merah. Jika masih bisa Anda pending, maka Anda bisa menggunakan warna kuning. Sedangkan jika sudah selesai, akan berubah menjadi warna hijau. 

Di bagian work orders, Anda bisa menambahkan siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan maintenance. Jadi, jelas pekerjaannya dan jelas PC-nya. 

Work History

Di bagian ini, Anda bisa melihat pemeliharaan yang sudah Anda lakukan. Anda bisa melakukan integrasi dengan aplikasi HRD untuk penggajian. 

Selain integrasi dengan HRD, fitur work history bisa Anda optimalkan untuk:

• Melakukan analisis. 
• Penilaian terhadap tim Anda.
• Pencocokan data dan statistik.

Report

Di bagian ini seluruh laporan terkait dengan pemeliharaan yang Anda lakukan. Anda bisa menambahkan analisa atau membuat template dasar sehingga seluruh tim building maintenance bisa lebih mudah dalam membuat laporan. 

Dashboard 

Di bagian ini, terdapat fitur yang bisa Anda pilih dan rangkuman dari keseluruhan workflow. Mulai dari berapa banyak order pemeliharaan yang masuk dan harus Anda kerjakan, kalender hingga note dari anggota tim. 

Building Maintenance Management App bersama GITS.id 

Berbagai fitur yang sudah di sebutkan di atas masih bisa Anda explore kembali sesuai dengan kebutuhan tim dan perusahaan Anda. 

Agar fitur bekerja dengan baik, terutama untuk pekerjaan yang kompleks, maka Anda butuh tim atau perusahaan yang bergerak di bidang IT dan teknologi yang bisa membantu Anda membuat aplikasi building maintenance. 

Perusahaan tersebut harus kompeten dan mempunyai pengalaman serta kemampuan untuk membangun aplikasi building management software yang bisa memudahkan para pekerja di perusahan tersebut.

Tidak hanya software untuk manajemen, perusahaan IT tersebut harus bisa juga membangun berbagai macam aplikasi sesuai kebutuhan klien. Seperti GITS.id yang pernah membangun aplikasi Jasa Raharja yang mempermudah pengguna untuk klaim hingga pembayaran asuransi. 

Untuk mendapatkan aplikasi building maintenance yang dinamis, Anda bisa berkolaborasi dengan kami, silahkan hubungi GITS.id untuk mendapatkan informasi menarik lainnya seputar managemen software.