Keamanan dan keselamatan kerja (K3) merupakan prioritas bagi karyawan ketika bekerja. Karena sekecil apa pun potensi bahaya mampu membawa dampak buruk bagi perusahaan dan pekerja. Oleh karena itu, setiap perusahaan harus memiliki hazard reporting system yang baik.

Seperti yang pernah kami bahas juga sebelumnya di artikel Building Maintenance Management untuk Gedung Perusahaan mengenai bagaimana cara memantau keamanan untuk para pekerja, dengan memiliki sistem pelaporan bahaya, Anda mampu menjaga kesehatan, keamanan, dan keselamatan karyawan juga memudahkan pelaporan terjadinya insiden kepada Menteri Tenaga Kerja. Itu alasannya kenapa hazard reporting system begitu penting.

Apa itu Hazard Reporting System?

Hazard reporting system atau sistem pelaporan bahaya adalah mekanisme di mana seluruh komponen SDM perusahaan dapat melaporkan adanya potensi bahaya yang mengancam keamanan dan keselamatan pekerja juga peranti produksi kerja.

Dalam laporan harus mencakup informasi detail tentang bahaya tersebut. Mulai dari siapa yang terlibat, apa yang terjadi, di mana dan kapan peristiwa terjadi, bagaimana kronologinya, juga apa penyebabnya. Bila memungkinkan, gambar juga video perlu disertakan dalam laporan.

Jadi, Anda tidak perlu ragu untuk menggunakan hazard reporting system ini di perusahaan Anda. Ini demi meminimalisir risiko yang terjadi terhadap pelaporan peristiwa penting di perusahaan Anda.

Sebelum kita masuk lebih jauh ke dalam hazard reporting system, ada baiknya membahas terlebih dahulu dimana umumnya system ini digunakan.

Keamanan Bekerja dalam Pabrik Manufaktur dan Lainnya

Pada umumnya, bisnis yang menggunakan pabrik manufaktur dalam proses produksi memiliki banyak pegawai yang memerlukan beragam dokumentasi dalam day to day task mereka. Begitu pula dengan tenaga ahli sipil yang bergelut dalam pembangunan jembatan, gedung, tower, hingga jalan tol.

Semua kegiatan yang dilakukan perlu di dokumentasi dengan baik dan benar agar tidak terjadi kesalahan.

Namun, bagaimana bila dalam proses pengerjaannya, terjadi hal-hal yang tidak menyenangkan seperti kecelakaan saat bekerja? Tentunya hal ini harus segara dilaporkan, dicatat, dan diberitahukan kepada seluruh pihak yang bersangkutan agar tidak terjadi bahaya susulan.

Di sinilah peran sebuah sistem hazard reporting dibutuhkan.

Mengapa Sistem Pelaporan Bahaya di Tempat Kerja Sangat Penting?

Pentingkah adanya hazard reporting system ini?

Melaporkan semua bahaya keselamatan di tempat kerja bisa membantu perusahaan mengidentifikasi potensi penyebab kecelakaan. Kemudian memitigasinya sebelum insiden terjadi.

Incident reporting atau laporan insiden merupakan salah satu bentuk pencegahan risiko di tempat kerja.

Contoh dalam kasus. Ada seorang pekerja menemukan sebuah bahaya di tempat kerja, seperti lantai licin. Pekerja yang mengetahui hal ini haruslah segera melapor potensi bahaya ke petugas K3.

Kemudian, petugas terkait akan segera melakukan tindak pencegahan untuk mengatasi bahaya tersebut agar tidak terjadi kecelakaan. Seperti petugas terpeleset, jatuh, dan cedera.

Namun, terkadang bahaya seperti ini terabaikan begitu saja alias tidak teridentifikasi. Alhasil, terjadilah kesalahan terjadi yang menyebabkan kecelakaan tak terduga.

Selain membahayakan, perusahaan juga harus melaporkan kejadian nyaris celaka, kecelakaan, dan cedera.

Menurut Safe Work Australia, manfaat menilai dan mengelola risiko dan bahaya di tempat kerja dengan benar meliputi:

• mencegah dan mengurangi jumlah juga tingkat keparahan cedera, penyakit, dan biaya terkait di tempat kerja,
• mempromosikan dan meningkatkan kesehatan karyawan, kesejahteraan, dan kapasitas untuk bekerja, dan
• mendorong inovasi dan meningkatkan kualitas dan produktivitas kerja.

Bagaimana Melaporkan Bahaya di Tempat Kerja?

Lantas, bagaimana cara melaporkan bahaya di tempat kerja?

Setiap perusahaan memiliki kebijakan masing-masing dengan prosedur yang berbeda. Namun, tujuannya adalah sama, yaitu menciptakan lingkungan kerja yang aman dan menjamin keselamatan juga kesehatan karyawan.

Masih bersumber dari Safe Work Australia, suatu insiden yang bisa dilaporkan harus dilaporkan segera setelah menyadari bahwa sesuatu akan terjadi.

Nantinya, pelaporan harus didokumentasikan secara rutin dan laporan digital merupakan cara paling efektif. Karena pelaporan fisik menggunakan kertas bisa saja hilang, terkena noda, dan masalah lain. Namun, jejak digital lebih fleksibel mengatasi masalah tersebut.

Maka, kini saatnya hazard reporting system dibuat agar tidak adanya data yang hilang atau rusak.

Mengapa Membutuhkan Hazard Reporting System?

Setiap perusahaan wajib memberikan laporan tentang semua bahaya yang terjadi. Di sisi lain, Anda juga masih memiliki kewajiban hukum untuk memitigasi bahaya di tempat kerja.

Hal ini agar:

• menghindarkan pekerja dari kondisi-kondisi berbahaya yang mengancam kesehatan dan keselamatan karyawan,
• mencegah dan mengurangi kecelakaan,
• mengurangi risiko cedera parah bahkan kematian, dan
• menjaga kesehatan, keselamatan, juga keamanan pekerja dalam bekerja.

Laporan bahaya juga bisa perusahaan gunakan untuk evaluasi pengendalian di lingkungan kerja.

Pelaporan bahaya ini sesuai dengan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 1970 Tentang Keselamatan Kerja pada Pasal 11 Bab VII tentang Kecelakaan di mana pengurus wajib melaporkan setiap kecelakaan yang terjadi di tempat kerja kepada Menteri Tenaga Kerja.

Sementara tata cara pelaporan tercantum dalam Surat Keputusan Direktur Jenderal Pembinaan Hubungan  Industrial dan Pengawasan Ketenagakerjaan Departemen Tenaga Kerja RI No.84 Tahun 1998 tentang Cara Pengisian Formulir Laporan dan Analisis Statistik Kecelakaan.

Beberapa hal yang perlu dilaporkan, sebagai berikut

• kematian seseorang di lingkungan kerja; apakah seorang karyawan, kontraktor, sukarelawan, atau anggota masyarakat,
• penyakit atau cedera serius seperti cacat, dan
• insiden berbahaya yang memaparkan seseorang pada risiko serius, bahkan jika tidak ada yang terluka.

Apabila gagal mematuhi undang-undang pemerintah tentang keselamatan dan keamanan kerja kepada regulator yang sesuai dapat mengakibatkan pelanggaran dengan ancaman pidana kurungan atau denda.

Untuk memudahkan Anda dalam membuat laporan ini, saat ini sudah tersedia aplikasi safety reporting.

Apa itu Hazard Reporting System Software?

Perangkat lunak pelaporan bahaya umumnya berbasis awan yang bisa memungkinkan pekerja membuat laporan nyaris celaka, bahaya, dan insiden yang terjadi dengan cepat, mudah, juga efisien serta real time.

Lebih detail, perangkat lunak pelaporan bahaya keselamatan adalah alat inspeksi digital yang pekerja gunakan di tempat kerja yang rentan terhadap risiko.

Tujuan adanya software ini adalah untuk menyediakan data real-time pada laporan insiden yang dapat meningkatkan dan menjaga keselamatan pekerja juga orang-orang di sekitarnya secara keseluruhan.

Fitur di Aplikasi Hazard/Incident Reporting

Melalui aplikasi safety hazard report, karyawan bisa melaporkan informasi, foto, dan video kepada petugas K3 secara real time dari mana saja.

Laporan akan langsung terunggah ke penyimpanan awan bersama dengan informasi pelapor.

Selain itu, pegawai dapat memeriksa tindakan lanjutan dari laporan tersebut. Mulai dari jawaban formulir safety reporting, hingga langkah lanjutan dari petugas terkait beserta detail tanggal dan waktunya.

Di dalam platform, petugas K3 bisa mengakses laporan karyawan, memantau pekerja secara real time, dan menjalankan pelaporan komprehensif sesuai kebutuhan.

Safety Reporting untuk Evaluasi Risiko dan Bahaya

Nantinya, formulir hazard report ini akan petugas gunakan untuk mengevaluasi risiko dan bahaya.

Pertama-tama, petugas akan menyediakan formulir yang sesuai untuk mengumpulkan informasi insiden secara detail dan spesifik. Petugas bisa mengatur pertanyaan yang perlu karyawan jawab.

Dari pertanyaan tersebut, petugas K3 dapat mengidentifikasi bahaya kesehatan dan keselamatan kerja.

Kemudian jawaban-jawaban pekerja dapat langsung terunggah ke portal dan petugas terkait dapat mengaksesnya secara real time.

Membangun Hazard Reporting System Software Bersama GITS.id

Dengan platform yang berfitur keselamatan kerja, Anda sudah memastikan bahwa perusahaan Anda mematuhi regulasi pemerintah untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi terkait kesehatan dan keselamatan juga keamanan di tempat kerja.

Adanya software ini juga memudahkan Anda untuk membuat laporan yang akan Anda laporkan ke Menteri Tenaga Kerja. Oleh karena itu, sangat penting memilikinya demi kebaikan bersama. Baik pekerja di tempat kerja, tamu/sukarelawan, maupun orang sekitar. Sehingga semuanya dapat bekerja dengan aman, sehat, dan selamat.

GITS.id berpengalaman membantu perusahaan untuk membuat berbagai macam perangkat lunak, salah satunya hazard reporting system yang bisa melaporkan setiap kejadian berbahaya di tempat kerja atau incident reporting software secara baik dan real time.

Bersama tim GITS.id, Anda bisa mendiskusikan kebutuhan perusahaan Anda akan hazard reporting system. GITS.id membantu menciptakan software pelaporan bahaya yang baik. Tentunya, perangkat lunak ini masih bisa Anda inovasikan lagi. Bila anda membutuhkan software pelaporan lainnya silahkan hubungi GITS.id untuk mengetahui berbagai macam fitur yang bisa Anda manfaatkan untuk perusahaan Anda.