Human Resource Information System atau yang kerap dikenal sebagai HRIS merupakan sebuah perangkat lunak canggih dalam teknologi yang membantu HR dalam menyelesaikan pekerjaannya. Lalu, apa kelebihan dan keuntungan dari penggunaan Human Resource Information System ini untuk perusahaan Anda? Bagaimana HRIS management yang baik dapat berpengaruh pada tim?

Mari simak penjelasan tentang sistem HR tersebut di bawah ini!

Pengertian Human Resource Information System

HRIS merupakan suatu sistem yang akan menyimpan dan mengumpulkan data para karyawan yang dimiliki oleh tim HR dalam suatu perusahaan. Tidak hanya itu saja, sistem HR ini juga mampu meningkatkan efisiensi pengambilan keputusan seorang pengelola perusahaan dengan data yang telah dimiliki.

Penggunaan sistem ini dapat diakses secara online oleh pihak yang berwenang dalam bidang tersebut dan bersifat personal, sehingga dapat meminimalisir kebocoran pada data.

Tapi tidak hanya digunakan untuk kepentingan HR saja, sistem ini juga bisa diakses oleh seluruh lapisan karyawan di sebuah perusahaan karena memiliki banyak sekali kegunaan dan fungsi dalam kelancaran bekerja.

Kalau begitu, langsung saja kita masuk ke penjelasan berikutnya yaitu fungsi dari Human Resource Information System!

Fungsi HRIS

Sebuah sistem yang dikhususkan untuk membantu pekerjaan tim HR tentunya memiliki beberapa fungsi. Beberapa fungsi utama dari Human Resource Information System adalah sebagai berikut:

Penggajian Karyawan

Dengan adanya sistem ini, slip gaji dapat dengan mudah dikirimkan kepada masing-masing karyawan dengan cepat dan efisien karena tidak lagi menyerahkan satu persatu. Terlebih lagi, kerahasiaan isi dari slip gaji juga sudah pasti terjamin karena hanya karyawan yang dimaksudkan yang bisa mengaksesnya.

Rekrutmen Karyawan

Setelah slip gaji, fungsi lain yang bisa diberikan oleh sistem ini adalah fungsi rekrutmen. Melalui sistem ini, tim HR dapat dengan mudah melakukan rekrutmen dan penyeleksian untuk karyawan baru karena sistem ini bisa dipakai untuk menyimpan data-data karyawan dan calon karyawan yang dibutuhkan.

Absensi Kehadiran

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, Human Resource Information System ini dapat digunakan oleh berbagai lapisan karyawan sehingga karyawan yang tidak termasuk ke dalam tim HR juga bisa menggunakannya sebagai alat untuk clock in atau clock out jam kerja. Tidak sampai situ saja, izin untuk cuti dan sakit juga bisa disampaikan dengan mudah dan cepat melalui bantuan sistem ini.

Manfaat Utama Human Resource Information System

Setelah penjelasan dari fungsinya, Human Resource Information System ini pun memiliki beberapa manfaat utama, seperti:

Kemudahan Mencatat Data Karyawan

Sistem HR ini dapat dengan mudah digunakan untuk menyimpan dan mencatat seluruh data karyawan suatu perusahaan. Tidak jarang, HRIS menjadi sumber rujukan terpercaya HR dalam menangani data-data karyawan.

Pekerjaan Lebih Efektif

Penyimpanan data yang dilakukan secara paperless menjadikan kinerja tim menjadi lebih efektif karena kecepatan dan kemudahan dalam memasukkan, menghapus, dan merubah data karyawan yang dimiliki oleh perusahaan.

Pengambilan Keputusan Lebih Akurat

Data yang dapat diakses dengan cepat, mudah, dan akurat sangat bisa membantu tim dalam mengambil keputusan dengan lebih tepat karena data yang tersimpan dapat dilihat dengan jelas dan detail.

Fleksibilitas

Kemudahan dalam mengakses data dimana saja dan kapan saja oleh HR menjadikan sistem ini sangat sesuai digunakan untuk perusahaan. HR tidak lagi perlu bergantung pada data yang berbentuk cetak karena sistem Human Resource Information System dapat diakses menggunakan laptop, komputer, hingga mobile phone.

Jenis Human Resource Information System

Setelah penjelasan terkait manfaat utama yang bisa didapat dari penggunaan sistem HR ini, sekarang kita akan masuk ke dalam jenis-jenis Human Resource Information System yang tersedia.

Terdapat beberapa jenis Human Resource Information System yang siap membantu HR dan perusahaan dalam tugas-tugasnya:

Operational

Merupakan HRIS yang menyediakan secara lengkap data para karyawan yang memudahkan manager untuk pengambilan keputusan.

Tactical

Membantu tim HR memberikan data pendukung untuk mengoptimalkan sumber daya manusia.

Strategic

Membantu tim HR untuk menganalisis dan menyamakan strategi perusahaan dengan karyawan secara keseluruhan.

Comprehensive

Mengumpulkan dan menyimpan seluruh data karyawan seperti distribusi gaji, kehadiran karyawan, pelatihan karyawan, proses rekrutmen, hingga peraturan pemerintah yang berkaitan dengan ketenagakerjaan.

Main Features dari Human Resource Information System

Sistem HR ini memiliki beberapa fitur utama yang bisa ditawarkan, antara lain:

• Payroll System, fitur yang digunakan untuk melakukan penggajian karyawan.

• Recruitment, fitur ini digunakan untuk melakukan sistem perekrutan karyawan baru.

• Attendance Check, clock in atau clock out serta pengajuan izin dan sick leave juga dapat dilakukan dengan fitur yang tersedia di dalam sistem HR ini.

• Employee Appraisal, tidak hanya untuk absensi dan penggajian karyawan, bahkan sistem HR ini dapat digunakan untuk melakukan appraisal (penilaian) karyawan juga.

Selain beberapa fitur yang disebutkan di atas terdapat beberapa fitur lain yang dapat digunakan dan ditambahkan sesuai dengan kebutuhan HR perusahaan Anda.

Human Resource Information System Mobile Application

Human Resource Information System memberikan banyak kemudahan untuk perusahaan dimana salah satunya adalah fleksibilitas dimana pengguna dapat mengakses sistem dimana saja dan kapan saja.

Hal ini memungkinkan karena sistem ini adalah sebuah software yang dibentuk menjadi sebuah aplikasi yang dapat diunduh melalui berbagai device, salah satunya adalah mobile phone.

Sebuah Human Resource Information System dalam bentuk mobile application tentunya akan sangat membantu pekerjaan karena apabila karyawan masih dalam perjalanan dan perlu melakukan clock in sebelum waktu yang ditentukan, karyawan tersebut dapat dengan tepat waktu clock in menggunakan mobile app sistem HR yang terdapat di telepon genggamnya.

Begitu pula dengan tim HR yang perlu mengakses data yang bersangkutan namun sudah di rumah. Hal ini masih tetap bisa dilaksanakan menggunakan aplikasi tersebut.

Develop Human Resource Information System with GITS.id

Apabila perusahaan Anda tertarik untuk mengembangkan sebuah aplikasi HRIS, jangan ragu untuk menghubungi GITS.id

Kami telah bekerja sama dengan berbagai perusahaan dalam upaya menghasilkan aplikasi yang diinginkan, baik untuk Android dan iOS.

Dengan senang hati, kami akan mendampingi Anda membuat aplikasi HR canggih yang dibutuhkan dan sesuai dengan keinginan perusahaan.

Tidak hanya itu, perusahaan kami juga menawarkan berbagai macam servis lainnya seperti Google Cloud, Google Workspace for Business, hingga budgeting software.

Jadi, tunggu apalagi? Hubungi GITS.id sekarang juga!