Mengatur pengeluaran perusahaan memang awalnya cukup dengan sistem manual, tapi seiring berkembangnya waktu, lama-lama jadi makan waktu, rawan kesalahan, dan buat tim finance kewalahan. 

Spend management system sangat dibutuhkan dalam situasi ini. Dengan sistem ini, perusahaan jadi punya kontrol penuh atas pengeluaran, mulai dari perencanaan sampai reporting. Semuanya otomatis dan bisa dipantau real-time, jadi lebih cepat dan akurat. 

Jika Anda sedang mencari solusi yang bisa bantu atur pengeluaran bisnis lebih efisien, berikut lima spend management system yang layak dipertimbangkan. 

Apa itu spend management system?

Spend management system adalah sistem terintegrasi yang dirancang untuk mengatur seluruh aktivitas pengeluaran perusahaan secara menyeluruh, dari perencanaan, pengajuan, approval, hingga pencatatan dan pelaporan.

Berbeda dengan sistem pengeluaran konvensional yang biasanya hanya berfungsi mencatat setelah transaksi terjadi, spend management menawarkan kendali dan visibilitas sejak awal. 

Fitur-fiturnya mencakup proses procurement, pelacakan invoice, penyesuaian kebijakan biaya, hingga pengoptimalan metode pembayaran agar sesuai dengan anggaran yang telah ditentukan.

Fungsi spend management system

Spend management system membantu perusahaan menjaga pengeluaran tetap rapi dan sesuai jalur. Beberapa manfaat utamanya meliputi:

• Memberikan visibilitas menyeluruh terhadap semua pengeluaran, baik dari sisi operasional karyawan, langganan software, hingga pembayaran ke vendor
• Mengidentifikasi potensi pemborosan serta membuka peluang efisiensi lewat evaluasi vendor dan strategi pengadaan yang lebih baik
• Memastikan setiap transaksi mengikuti aturan internal dan regulasi yang berlaku
• Menyederhanakan proses pengajuan dan persetujuan biaya, sehingga alurnya lebih cepat dan transparan
• Menyediakan data real-time untuk membantu pengambilan keputusan keuangan yang lebih tepat
• Meningkatkan kerja sama dengan vendor melalui pengelolaan kontrak dan jadwal pembayaran yang lebih rapi
• Mengontrol pengeluaran karyawan agar tetap sejalan dengan anggaran perusahaan
• Menjaga kestabilan keuangan jangka panjang dan mendukung pertumbuhan bisnis melalui alokasi anggaran yang lebih strategis

Rekomendasi spend management system

Berikut adalah rekomendasi spend management system, solusi bagi perusahaan yang ingin mengatur pengeluaran lebih efisien.

1. Mekari Expense

Mekari Expense adalah pelopor spend management system di Indonesia yang menghadirkan solusi lengkap bagi perusahaan yang ingin mengatur pengeluaran secara cerdas dan efisien. Sistem ini dibangun modular, mencakup empat area utama yang saling terintegrasi:

• T&E (Travel & Expense): Mengelola reimbursement, pengajuan cash advance, dan perencanaan biaya perjalanan dinas secara digital
• Account Payable: Otomatisasi input dan pelunasan invoice vendor serta pemantauan saldo anggaran secara real-time
• Procurement: Manajemen Purchase Request (PR), Purchase Order (PO),  data vendor termasuk proses validasi legalitas dan pemantauan performa mitra
• Spend Control: Pengendalian transaksi melalui virtual corporate card, kebijakan pengeluaran yang bisa disesuaikan, multi-level approval, dan anggaran berdasarkan akun atau unit bisnis

Keunggulan untuk tim Finance:

• Akurasi prediksi pengeluaran lebih tinggi berkat integrasi laporan dan sistem procurement
• Standar keamanan data berkelas dunia dengan sertifikasi ISO 27001
• Kebijakan biaya yang fleksibel dan sistem pelacakan real-time untuk cegah overspend
• Approval berlapis dan visibilitas transaksi untuk mencegah fraud
• Terhubung langsung dengan Mekari Jurnal dan Mekari Talenta, mempermudah pelacakan anggaran dan alokasi dana
• Semua transaksi bisa dimonitor secara real-time, membantu menjaga transparansi pengeluaran

2. Ramp

Ramp adalah platform spend management berbasis AI yang dirancang untuk membantu bisnis memangkas biaya dan mempercepat proses keuangan.

Fitur unggulan:

• Otomatisasi pelacakan pengeluaran dan pembuatan laporan
• Corporate card yang terhubung langsung dengan kebijakan pengeluaran
• Approval dan pelaporan yang dapat dikustomisasi
• Deteksi duplikasi pengeluaran secara otomatis
• Integrasi dengan berbagai sistem akuntansi dan ERP

3. Brex

Brex menawarkan solusi pengelolaan keuangan terpadu yang cocok untuk perusahaan skala menengah hingga besar, dengan fokus pada efisiensi dan kontrol real-time.

Fitur unggulan:

• Corporate card dan virtual card dengan kontrol pengeluaran yang ketat
• Sistem reimbursement otomatis
• Pelacakan anggaran dan realisasi pengeluaran secara real-time
• Integrasi dengan software akuntansi dan payroll
• Kebijakan biaya yang dapat disesuaikan berdasarkan tim atau proyek

4. SAP Concur

SAP Concur adalah solusi global untuk manajemen perjalanan dinas dan pengeluaran perusahaan, cocok untuk perusahaan dengan operasi lintas negara.

Fitur unggulan:

• Otomatisasi pengajuan dan approval biaya perjalanan
• Integrasi dengan sistem travel booking dan invoice
• Laporan pengeluaran berbasis data real-time
• Kebijakan pengeluaran global yang fleksibel
• Mobile app untuk pengajuan dan pelacakan pengeluaran dari mana saja

5. BILL

BILL (sebelumnya Bill.com) adalah platform pembayaran digital yang fokus pada proses account payable dan invoice management, khususnya untuk UKM.

Fitur unggulan:

• Otomatisasi pencatatan invoice dan pembayaran vendor
• Proses persetujuan tagihan berbasis alur kerja
• Pelacakan cash flow secara real-time
• Integrasi dengan sistem akuntansi seperti QuickBooks dan Xero
• Pengingat pembayaran dan sistem pengaturan jadwal otomatis

Bangun spend management system sesuai kebutuhan bisnis

Selain menggunakan software spend management yang sudah tersedia di pasaran, perusahaan juga dapat mempertimbangkan membangun spend management system custom yang dirancang khusus sesuai proses bisnis internal.

Pendekatan ini cocok untuk perusahaan dengan kebutuhan spesifik, seperti alur approval yang kompleks, struktur multi-entity, integrasi dengan ERP internal, atau kebijakan pengeluaran yang tidak bisa diakomodasi oleh sistem standar.

Di Indonesia, GITS.ID menjadi salah satu partner teknologi yang berpengalaman dalam mengembangkan spend management system berbasis kebutuhan enterprise, termasuk sistem procurement, expense management, hingga pengendalian anggaran berbasis AI

Keunggulan Memiliki Spend Management System Internal Perusahan 

Berikut keunggulan jika perusahaan membangun spend management system tersendiri yang telah disesuaikan dengan kebutuhan dan proses alur pengeluaran perusahaan :

• Fleksibel mengikuti proses bisnis perusahaan
  Sistem dikembangkan berdasarkan alur approval, struktur anggaran, dan kebijakan internal sehingga akan lebih sesuai dengan kondisi dan kebijakan perusahaan, 
• Integrasi penuh dengan sistem existing
  Lebih mudah dihubungkan dengan ERP, accounting, HRIS, procurement, maupun data warehouse internal.
• Kontrol data & keamanan lebih tinggi
  Data keuangan sensitif sepenuhnya berada di dalam ekosistem perusahaan.
• Siap dikembangkan dengan AI sesuai kebutuhan
  Mulai dari automated approval, fraud detection, hingga predictive budgeting yang disesuaikan dengan pola pengeluaran perusahaan.
• Lebih scalable untuk jangka panjang
  Sistem bisa terus dikembangkan seiring pertumbuhan bisnis tanpa batasan fitur vendor.
  

Dengan pendekatan ini, spend management tidak hanya berfungsi sebagai alat pencatatan, tetapi menjadi bagian dari strategi pengelolaan keuangan perusahaan secara menyeluruh.

Spend management system terbaik di Indonesia

Kalau bicara soal kelengkapan dan kemudahan, Mekari Expense jadi salah satu solusi spend management paling ideal untuk bisnis di Indonesia. Semua proses pengeluaran bisa dikelola dari satu platform lewat 4 modul utamanya:

• Travel & Expense: Reimbursement, cash advance, dan biaya perjalanan dinas bisa diajukan secara digital
• Account Payable: Proses invoice vendor lebih cepat dengan pencatatan otomatis
• Procurement: Kelola seluruh siklus pengadaan dan pantau vendor dengan sistem yang terpusat
• Spend Control: Pastikan pengeluaran sesuai kebijakan dan anggaran lewat kartu virtual dan approval berjenjang

Lebih dari itu, Mekari Expense juga terhubung langsung dengan Mekari Jurnal, memungkinkan rekonsiliasi otomatis dan pencatatan arus kas tanpa proses manual yang merepotkan.

Dengan kontrol real-time, pengeluaran yang lebih transparan, dan sistem yang saling terintegrasi, Mekari Expense membantu tim Finance bekerja lebih cepat, efisien, dan bebas stress.

GITS.ID sebagai solusi custom spend management system di perusahaan 

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan pengelolaan pengeluaran yang berbeda. Baik menggunakan software siap pakai maupun membangun sistem sendiri. Bagi perusahaan yang membutuhkan solusi spend management yang lebih fleksibel dan terintegrasi dengan proses internal, GITS.ID sebagai partner teknologi dapat menjadi pilihan strategis untuk mengembangkan spend management system secara custom.