E-Procurement (electronic procurement) adalah suatu proses pengadaan barang dan jasa secara elektronik dan memanfaatkan internet atau platform digital untuk beroperasi. Pengadaan yang dimaksud adalah proses permintaan, pemesanan dan pembelian barang, serta jasa. Berbagai manfaat umum dari solusi e-procurement dapat ditemui, seperti peningkatan efisiensi, penghematan biaya, sampai transparansi selama proses pengadaan dilakukan. Selain itu, portal e-procurement dapat dibuat dan disesuaikan dengan kebutuhan organisasi Anda. Sehingga dapat memberikan solusi untuk kebutuhan pengadaan yang mungkin berbeda dari organisasi lainnya.
Apa Saja Manfaat dari Solusi E-Procurement?
E-Procurement dapat Menghemat Biaya
Proses administrasi saat pengadaan yang pelik membuat organisasi harus mempekerjakan banyak pegawainya, begitu pula dengan penyewaan lokasi untuk penyimpanan barang. Maka, pengadaan yang dilakukan secara elektronik dapat menjadi solusi guna menghemat biaya. Dengan implementasi portal e-procurement, pengehematan biaya dapat terasa dari hilangnya proses yang memerlukan banyak kertas, dan memotong biaya pegawai yang sangat signifikan dalam jangka panjang. Dan juga, hal ini dapat dilakukan dengan membuat administrasi dari proses pengadaan menjadi lebih ramping. Sehingga dapat menghemat keperluan menulis dokumen, dan kapasitas mengelola pembelian dalam jumlah banyak.
E-Procurement dapat Meningkatkan Efisiensi
Suatu alur proses pengadaan bisa menjadi cukup panjang dan sukar. Otomatisasi dari alur kerja, dapat mempercepat proses pengadaan. Lalu, menyandingkan otomatisasi tersebut dengan fitur pelacakan data secara real-time dapat meningkatkan akurasi dari proses pengadaan tersebut.
Secara garis besar, fitur otomatisasi dapat diintegrasikan dengan alur kerja organisasi karena hal tersebut meningkatkan efisiensi dari solusi e-procurement. Selain itu AI dapat dimanfaatkan untuk lebih jauh lagi meningkatkan efisiensi, baca lebih lanjut bagaimana integrasi AI in Procurement.
Peningkatan Transparansi dari Proses E-Procurement
Portal e-procurement memiliki sistem yang tersentralisasi dan juga memiliki record dari semua aktivitas pengadaan yang dapat diaudit, juga dengan dokumen atau kontrak kerja sama. Hal ini menunjukan transparansi dan accountability dari seluruh proses e-procurement.
Transparansi dari proses e-procurement ini juga dapat mengurangi risiko yang mungkin dapat terjadi selama proses pengadaan dilakukan. Seperti risiko kontrak kerja sama yang dipermainkan, sampai transaksi yang tidak jelas.
Tidak lupa, dengan adanya tanda bukti dari setiap tindakan yang dilakukan saat proses pengadaan terjadi, pengelolaan menjadi akuntabel dan lebih transparan.
Peningkatan Hubungan dengan Supplier
Adanya portal e-procurement yang terhubung dengan internet, memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi antara para pembeli dan supplier. Hal ini dapat meningkatkan dan membuat hubungan partnership dan negosiasi kontrak yang baik.
Melakukan pengadaan memerlukan dokumen serta data yang lengkap. Artinya semua informasi penting mengenai pembeli dan supplier yang akan melakukan transaksi merupakan data yang benar dan akurat. Hal ini memungkinkan risiko terhadap penipuan dari salah satu pihak dapat dicegah. Informasi lainnya seperti detail produk sampai proses pemesanan tersedia, membuat kepercayaan antara pembeli dan supplier tetap terjaga.
Pengurangan Terjadinya Human Errors
Manusia tidak luput membuat kesalahan kecil maupun kesalahan besar. Kesalahan-kesalahan ini dapat terjadi saat proses pengadaan dijalankan, seperti saat memasukan data secara manual. Dengan memanfaatkan sistem e-procurement, kesalahan minor sampai fatal dapat seperti input data secara manual dapat dihindari. Hal ini juga membantu untuk menghindari input data yang berantakan sehingga tidak terjadi masalah yang besar dari kesalahan manusia.
Selain itu, membuat sistem proses e-procurement dapat membantu mengurangi risiko dari kesalahan manusia dan ketidakkonsistenan.
Verifikasi secara menyeluruh juga diperlukan untuk mengurangi kerugian yang disebabkan oleh kesalahan manusia. Verifikasi seperti vendor barang, proses pengiriman, hingga penawaran harga. Melalui tindakan verifikasi ini organisasi maupun pembeli dapat menjadi lebih teliti dalam segala prosesnya. Dan, prosesnya pun lebih efektif dan efisien karena telah terintegrasi dan tidak memakan waktu yang banyak.
Fleksibilitas dan Skalabilitas
Organisasi tentunya akan berkembang, sebagaimana proses pengadaan yang mereka perlukan. Dengan mengimplementasikan sistem e-procurement mandiri yang didesain untuk terus berkembang, membuat organisasi beradaptasi dengan mudah berdasarkan ketentuan yang berlaku. Sistem e-procurement ini dapat mengakomodir volume transaksi besar yang akan terus bertambah, supplier-supplier baru, dan sebagainya. Hal ini dapat memastikan bahwasannya proses pengadaan akan terus bekerja secara responsif, menyesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
Solusi E-Procurement dari GITS.ID
Jasa pembuatan sistem dan portal e-procurement oleh GITS.ID memungkinkan untuk dilakukan penyesuaian atas kebutuhan spesifik dari organisasi Anda. Sehingga sistem yang buat akan menjadi sangat kompatibel dengan visi dan misi organisasi.
Tim ahli kami akan melakukan riset dan mempelajari kebutuhan pengadaan, struktur organisasi, proses pengadaan yang telah aktif, sehingga GITS.ID dapat memberikan solusi e-Procurement yang nantinya akan menjadi sangat perfect fit bagi organisasi. Selain itu, tim ahli kami juga dapat memberikan arahan dan dukungan selama proses implementasi sehingga transisi perubahan ke dalam sistem baru menjadi lebih lancar.
Tidak lupa, kelebihan dari sistem pengadaan online yang GITS.ID buat adalah kecepatan pengerjaan. Tim GITS.ID telah menjadi partner FlutterFlow di Indonesia. Platform FlutterFlow memungkinkan untuk tim kami membuat portal e-procurement yang organisasi Anda butuhkan, dengan waktu yang tergolong cepat tanpa mengurangi kualitas hasil pekerjaan.
