Tantangan Transparansi dan Efisiensi dalam Manajemen Properti

Dalam dunia manajemen properti yang serba cepat, transparansi adalah kunci. Alterstay, sebuah operator vila dan properti terkemuka yang mengelola lebih dari 60 properti di Bali dan Yogyakarta, sangat memahami hal ini. Mereka berkomitmen penuh untuk menjaga transparansi dengan setiap pemilik properti, memastikan setiap pengeluaran tercatat dengan akurat dan dapat diakses. Namun, komitmen ini datang dengan tantangan tersendiri.

Sebelum berkolaborasi dengan GITS.ID, tim keuangan Alterstay dihadapkan pada tugas yang memakan waktu dan berulang: menyalin detail setiap struk dan faktur belanja kebutuhan properti ke dalam sistem manajemen properti (PMS) dan sistem keuangan. Dengan puluhan properti yang harus dikelola, volume data yang harus dimasukkan secara manual sangatlah besar. Proses ini tidak hanya memakan waktu signifikan, tetapi juga mengalihkan fokus tim keuangan dari tugas-tugas strategis lainnya, sehingga mengurangi efisiensi secara keseluruhan. Tim yang seharusnya bisa berkonsentrasi pada analisis keuangan dan perencanaan, justru terjebak dalam pekerjaan entry data yang monoton.

Contoh bukti pengeluaran di Alterstay

Solusi Inovatif dari GITS.ID: Mengotomatisasi Data dengan Gemini AI – Automated Invoice Processing

Menyadari besarnya potensi peningkatan efisiensi, Alterstay menggandeng GITS.ID, perusahaan konsultan IT yang dikenal sebagai AI integrator terdepan. GITS.ID didirikan dengan misi untuk membantu bisnis bertransformasi melalui kekuatan kecerdasan buatan, dan tantangan Alterstay adalah studi kasus yang sempurna untuk keahlian mereka.

GITS.ID merancang dan mengimplementasikan solusi otomatisasi yang revolusioner. Inti dari solusi ini adalah penggunaan teknologi Gemini AI dari Google. Berikut adalah cara kerjanya:

• Pengumpulan Data Terpusat: Struk, kuitansi, dan faktur pengeluaran properti yang sebelumnya tersebar kini dikumpulkan secara digital di satu repository.
• Deteksi Otomatis dengan Gemini AI: Gemini AI, dengan kemampuannya memproses dan memahami data visual serta teks, secara otomatis memindai setiap dokumen. Teknologi ini mampu mengidentifikasi dan mengekstrak informasi krusial seperti item belanja, nomor faktur, total pengeluaran, dan bahkan melakukan pemilihan kategori belanja yang relevan secara otomatis.
• Integrasi Seamless dengan PMS: Data yang telah diekstraksi dan divalidasi oleh AI kemudian diintegrasikan secara mulus ke dalam sistem manajemen properti yang digunakan Alterstay. Ini berarti informasi keuangan yang penting kini dapat langsung dilihat oleh pemilik properti, menjaga komitmen transparansi Alterstay.

Impact Transformasi: Efisiensi, Akurasi, dan Transparansi yang Lebih Baik

Dampak dari implementasi solusi otomatisasi GITS.ID terhadap operasional Alterstay sangatlah signifikan dan positif:

• Peningkatan Efisiensi Dramatis: Proses entry data yang sebelumnya memakan waktu berjam-jam kini dilakukan secara otomatis dalam hitungan menit. Tim keuangan Alterstay kini bebas dari tugas manual yang membosankan, memungkinkan mereka untuk fokus pada analisis data, perencanaan keuangan, dan aktivitas yang lebih strategis dan bernilai tinggi.
• Akurasi Data yang Lebih Tinggi: Dengan AI yang melakukan ekstraksi data, risiko kesalahan manusia akibat human error dapat diminimalisir secara drastis. Data yang masuk ke PMS menjadi lebih akurat dan dapat diandalkan.
• Transparansi Tanpa Batas: Informasi pengeluaran kini tersedia di PMS dengan cepat dan akurat, memperkuat komitmen Alterstay terhadap transparansi dengan para pemilik properti. Kepercayaan pemilik properti terhadap Alterstay semakin meningkat karena mereka dapat memantau setiap transaksi dengan mudah.
• Skalabilitas Bisnis: Dengan sistem otomatis yang berjalan di latar belakang, Alterstay kini memiliki fondasi yang lebih kuat untuk terus berkembang dan menambah jumlah properti yang dikelola tanpa harus menambah beban kerja tim keuangan secara proporsional.

Hasil konversi dari bukti pengeluaran

Masa Depan yang Lebih Cerah dengan AI Integration

Kisah sukses Alterstay adalah bukti nyata bagaimana integrasi AI dapat mengubah cara bisnis beroperasi, meningkatkan efisiensi, dan memperkuat hubungan dengan stakeholder. GITS.ID bangga telah menjadi mitra Alterstay dalam perjalanan transformasi digital ini.

Apakah bisnis Anda juga menghadapi tantangan dalam manajemen data yang memakan waktu dan ingin merasakan manfaat dari otomatisasi berbasis AI?

Success Story ini ditulis oleh Ibnu Sina Wardy