Asset Management Software untuk Kantor

  • Business
  • Asset Management Software untuk Kantor
Asset Management Software untuk Kantor

Tidak sedikit perusahaan yang mengabaikan aset perusahaan bahkan tidak berpikiran untuk menggunakan asset management software. Padahal, adanya asset plus perangkat lunak seperti aplikasi akan mempermudah pekerjaan Anda. 

Mengapa hal ini signifikan? 

Pada dasarnya, asset perusahaan yang bisa Anda kelola dengan baik akan bisa membantu kondisi keuangan perusahaan. Terutama ketika Anda ingin mengembangkan perusahaan atau mencegah agar perusahaan tidak collapse. Untuk itu memiliki asset management software adalah hal penting. 

Macam-Macam Aset Perusahaan

Menurut IAI (Ikatan Akuntan Indonesia) aset perusahaan merupakan sumber daya yang dimiliki/dikuasai perusahaan yang diharapkan bisa memberikan keuntungan untuk perusahaan. Bedanya dengan keuangan perusahaan adalah, aset perusahaan punya 3 karakteristik khas, yaitu:

  • Perusahaan menguasai dan mengendalikan aset tersebut. 
  • Memiliki manfaat ekonomi di masa depan. 
  • Hasil transaksi/peristiwa di masa lalu. 

Pada dasarnya, aset perusahaan itu sendiri terbagi menjadi 2, yaitu aset lancar dan dan tidak lancar. 

Jenis perbedaan Aset lancar Aset tidak lancar 
Likuiditas Mudah dikonversi menjadi uang tunai atau kasButuh waktu lama untuk mengkonversi ke kas atau uang tunai
Jangka waktuJangka waktu pendek Lebih dari 1 tahun
Tujuan penggunaan Aktivitas finansial (seperti pembelian bahan baku, gaji karyawan)Aktivitas produksi
penyusutan/depresiasiTidak mengalami penyusutanMengalami penyusutan, misalnya karena manfaat ekonomi berkurang

Aset Lancar

Invesnesia 

Jenis aset lancar adalah aktiva likuid. Artinya aset ini mudah untuk Anda konversi dengan uang. Karena itulah, jenis aset lancar memiliki perputaran manfaat yang cepat dan mudah tergantikan. 

Biasanya, kurun waktu aset lancar adalah sekitar 1 tahun. Contohnya adalah kas, wesel tagihan, piutang usaha, persediaan, beban yang dibayar di muka. 

Aset Tidak Lancar

Jenis aset tidak lancar adalah kebalikannya dari aset lancar. Siklus dan masa manfaat aset tidak lancar adalah lebih dari 2 tahun. 

Aset tidak lancar itu sendiri, terbagi menjadi 3, yaitu aset:

  1. Tetap. Jenis aset ini merupakan aktiva berwujud. Artinya asetnya memiliki wujud secara fisik dan dipergunakan untuk menunjang kegiatan produksi atau operasional. Misalnya mesin, gedung, bangunan, tanah, kendaraan. 
  2. Aset Tidak Berwujud. Jenis aset ini tidak memiliki wujud tapi punya nilai dan manfaat untuk perusahaan. Contoh aset tidak berwujud adalah hak sewa, hak guna bangunan, hak cipta, hak paten. 
  3. Investasi Jangka Panjang. Jenis aset ini bisa masuk ke aset tidak lancar karena tidak ada wujudnya. Tujuannya adalah untuk memperoleh manfaat dari pertumbuhan ekonomi di masa depan. 

Anda tidak mau kan kehilangan aset perusahaan. Maka dari itu gunakan asset management software untuk membantu dalam menyimpan aset Anda.

Pentingnya Asset Management Software Untuk Perusahaan

Jika Anda hanya memiliki 1 atau 2 aset, maka Anda bisa melakukan asset maintenance secara manual. Namun, bagaimana jika Anda memiliki lebih dari 50 aset dan jangka waktunya sudah lama sekali atau lokasinya berbeda-beda?

Bukankah Anda akan kelimpungan dalam melakukan maintenance? Bahkan melakukan input ke software seperti Microsoft Excel pun akan cukup melelahkan. 

Ada setidaknya 5 alasan kenapa Anda harus melakukan asset maintenance, yaitu:

  • Memungkinkan perusahaan untuk mengecek semua aset. Anda bahkan bisa melakukan perhitungan nilai aset secara berkala.
  • Mengelola aset yang berada di lokasi yang berbeda. 
  • Bisa membantu mengoptimalkan operasional perusahaan. Mulai dari penggunaan resource, perencanaan hingga implementasi. 
  • Menghapus aset palsu (ghost assets) yang perusahaan miliki. 
  • Meminimalisir korupsi atau pencurian aset. 

Untuk melakukan asset maintenance, cara paling mudah dan cepat adalah menggunakan software atau aplikasi.

Selain asset maintenance, Anda juga membutuhkan tipe maintenance di sektor lainnya seperti Building Maintenance yang bisa anda simak pada link berikut ini Building Maintenance Management untuk Gedung Perusahaan.

Keuntungan penggunaan perangkat lunak untuk pengelolaan aset, seperti asset management software, di antaranya:

  • Cepat, ringkas dan real time
  • Minim kesalahan karena human error
  • Kemudahan dalam melakukan audit. 
  • Meningkatkan keamanan aset. 
  • Membantu dalam manajemen risiko perusahaan. 
  • Mengetahui perputaran aset dengan lebih mudah. 
  • Membuat jadwal arus kas. 
  • Mengoptimalkan investasi. 

Walaupun cukup praktis, tetapi tidak semua perusahaan dapat menggunakan asset management software dengan baik karena alasan berikut:

  • Tidak tahu aset perusahaan yang akan Anda kelola. 
  • Terlalu sering atau terlalu jarang melakukan maintenance
  • Tidak ada tim atau pegawai yang handal dalam pengelolaan software asset maintenance
  • Memiliki manajemen risiko yang kurang baik.

Jadi pastikan dulu Anda memiliki SDM yang kompeten agar penggunaan asset management software untuk pengelolaan aset semakin optimal. 

Membangun Asset Management Software Bersama GITS.id 

Jika Anda memutuskan untuk membuat aplikasi, Anda perlu mempertimbangkan, apakah akan membuat sendiri atau menggunakan pihak ketiga seperti GITS.id?

Keuntungannya jika membuat sendiri adalah biaya pembuatan bisa lebih terjangkau. Namun, pastikan dulu, Anda memiliki orang yang capable untuk membuatnya. 

Sedangkan jika Anda membuat di GITS.id, aplikasi tersebut akan dibuat oleh orang yang benar-benar ahli, baik untuk Android, website ataupun iOS. GITS Indonesia sendiri sudah memiliki sertifikat Android Developer. Jadi, aplikasi yang dibuat tentu akan sesuai dengan sistem operasinya. 

Sebagai bukti, GITS Indonesia pernah membantu perusahaan besar seperti Pocari Sweat, Jasa Raharja, Gawe, hingga Danone Sarihusada.

Tidak hanya itu, dalam pembuatan software, Anda pun bisa berkonsultasi terkait dengan fitur aplikasi. Jadi, Anda tetap bisa membuat aplikasi pengelolaan aset sesuai dengan kebutuhan Anda.

Fitur Asset Management Software

Jika Anda bingung, fitur aplikasi asset management berikut bisa menjadi insight tersendiri untuk Anda:

Master Data Asset

Di bagian ini, Anda bisa mendapatkan informasi seluruh aset perusahaan yang sudah Anda input. Mulai dari jenis aset hingga lokasi dan departemen yang menggunakan aset ini. 

Untuk membedakan jenis aset, misalnya lancar dan tidak lancar, Anda bisa menambahkan pembeda seperti warna. 

Anda juga bisa menambahkan fitur untuk pengajuan penggunaan aset, persetujuan dan history penggunaan. Dengan begitu, dalam 1 fitur, Anda bisa tahu informasi secara menyeluruh mengenai aset tersebut. 

Asset Transaction

Sesuai namanya, fitur ini berisi informasi tentang transaksi aset perusahaan yang sedang atau pernah dilakukan. Transaksi tersebut mencakup tentang write off, revaluation, return, depreciation hingga disposal.  

Nantinya, setiap transaksi yang sedang atau sudah berlangsung akan ditandai dengan status yang berbeda. Misalnya yang sudah akan langsung memiliki status done.

Asset Depreciation

Di fitur ini, Anda bisa menghitung penyusutan aset dengan mudah. Perhitungan tersebut akan memudahkan Anda untuk melakukan perencanaan hingga implementasi penggunaan aset. Dengan begitu, Anda tetap bisa mengoptimalkan operasional perusahaan. 

Service Logs

Asset management software yang Anda miliki bisa Anda integrasi dengan building maintenance. Tujuannya adalah agar Anda tetap bisa melakukan pemeliharaan untuk aset tak lancar seperti mesin agar tetap dapat berfungsi dengan baik. 

Di bagian service logs, Anda bisa melakukan penjadwalan pemeliharaan aset, reminding hingga pengajuan proses administrasi untuk maintenance

Report

Setiap aktivitas seperti transaksi yang dilakukan, baik yang akan, sedang atau sudah selesai akan terekam di fitur report. Adanya fitur ini memungkinkan Anda untuk memantau setiap aktivitas yang berkaitan dengan aset perusahaan. 

Di sisi lain, adanya laporan aset perusahaan akan mempermudah Anda dalam melakukan audit. Jadi, memiliki asset management software akan sangat menguntungkan untuk Anda karena pengelolaan yang lebih cepat, praktis dan minim risiko. Karena itu, untuk mengoptimalkan pengelolaan aset, pastikan Anda menggandeng vendor terpercaya seperti GITS.id.

Penutup

Setelah penjelasan di atas, dapat kita pahami bahwa sebuah asset management software untuk kantor menjadi hal yang krusial mengingat software ini menyimpan berbagai macam aset penting perusahaan.

Apabila Anda ingin mengambangkan software tersebut namun bingung bagaimana caranya, GITS.id hadir untuk membantu.

Kami telah berpengalaman dalam membuat custom software dan aplikasi sesuai dengan kebutuhan klien. Tentunya, kami akan mendevelop sebuah software manejemen aset yang tepat untuk perusahaan Anda. Hubungi kami bila anda membutuhkan informasi lainnya mengenai software management.

CONTACT US

Do you have a new project?

Come tell us what you need! Fill out this form and our solution team will response to your email by maximum of 1×24 workday.

Indonesia

Head Office

Summarecon Bandung, Jl. Magna Timur No.106, Bandung, 40296

Whatsapp (chat only)

0811-1309-991

North America

Branch Office

166 Geary Str STE 1500 #1368, San Francisco, CA 94108, United States