Project Management “Chit Chat” bersama GDE UI/UX, Borrys Hasian

“Chit Chat” bersama GDE UI/UX, Borrys Hasian

Beberapa hari yang lalu, saya diberikan kesempatan oleh PT GITS Indonesia untuk mengikuti sharing session atau yang sering disebut di kantor kami sebagai Chit Chat. Namun, chit chat kali ini berbeda karena kami mendatangkan seorang expert yang dikenalkan oleh pak Chairman (mas Ibnu Sina Wardy), yaitu kang Borrys Hasian. Kalian pasti tahu dengan kang Borrys Hasian ini, dong. Dia adalah salah satu Google Developer Expert-nya Indonesia dari UI/UX dan akang ini asli orang Bandung karena itu saya panggil beliau Kang Borrys biar lebih akrab aja gitu, hehe.

Walaupun Chit Chat with Expert kali ini hanya via panggilan video, saya tidak berkecil hati dan tidak menyia-nyiakan kesempatan ini. Saya langsung menyusun beberapa pertanyaan bersama rekan desain saya Bonni . Pertanyaan kami lebih membahas tips dan trik design sprint untuk project base. Untuk yang bekerja di startup pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah Design Sprint.

Design Sprint adalah kerangka kerja untuk tim dari berbagai ukuran untuk menyelesaikan dan menguji masalah desain dalam 2–5 hari.
– Desain Playbook Sprint

Foto Proses Chit Chat

Pertama-tama, saya mulai pembicaraan dengan memperkenalkan diri dan menanyakan kabar dari kang Borrys, dan menanyakan agenda kegiatannya apa saja sebagai Director of Design, International at Singtel. Kang Borrys menceritakan sedikit kegiatan di sana bekerja seperti apa dan menanyai balik kabar kami di GITS serta kegiatan kami. Percakapan kami juga disisipi candaan khas orang Bandung untuk mencairkan suasana.

Pertanyaan pertama,

Bagaimana cara menjadi sprint master yang baik agar bisa mengarahkan peserta untuk mendapatkan insight dari stakeholder untuk proyek tersebut? Pengalaman kami saat menerima feedback mereka, kadang tidak valid dengan hasil design sprint itu sendiri. Bagaimana cara menanggulangi masalah tersebut?

Di sini kang Borrys menjawab, intinya semua kembali lagi sesuai tujuan dari design sprint saat itu apa. Dalam design sprint, tidak ada yang salah maupun benar, semuanya kembali lagi tergantung kesepakatan bersama peserta sprint itu sendiri. Tanya kembali tentang Matrix Goals-nya, jelaskan lagi tujuannya agar bisa mengarahkan peserta sprint ke alur yang tepat. Sprint master tugasnya mengarahkan peserta setelah alur yang diberikan dapat dipahami. Pelajari lagi bagaimana cara mengarahkan peserta sprint dengan tepat.

Contoh Matrix Goals https://www.nngroup.com/articles/prioritization-matrices/

Pertanyaan kedua,

Bagaimana menerapkan UX research dalam development berbasis proyek, dan kapan waktu yang tepat untuk menggunakannya?

Tidak ada alasan waktu mepet!, kata kang Borrys. Tentukan metode riset yang akan digunakan sebelum memulai proses pengerjannya. Apabila menggunakan metode design sprint, riset bisa dilakukan sebelumnya, yaitu di bagian define. Namun, tergantung tujuan risetnya mau ke arah mana pula. Intinya, riset itu menggali hipotesis, jadi wajib diteliti terlebih dahulu.

Pertanyaan ketiga,

Langkah apa yang harus dilakukan oleh konsultan desainer pada sebuah perusahaan Konsultan IT untuk meningkatkan value yang baik?

Buatlah posisi kita sebagai rekan untuk membuat sebuah bisnis tumbuh dan berkembang. Tanyakan dahulu tujuan bisnis klien ke mana. Setelah kita dapat informasi, baru berikan solusi untuk mencapainya. Tingkatkan lagi pemahaman klien terkait pertumbuhan bisnis. Walaupun usahanya lebih, hasilnya akan terasa berbeda bila kamu juga bisa menjelaskan tentang bisnis. Sudut pandang klien akan jauh berbeda, coba saja.

Pertanyaan keempat,

Bagaimana cara membuat Design System untuk agensi dengan gaya dan proyek yang berbeda-beda?

Design System dirasa belum perlu, tapi Component is a must! Kita bisa mainkan desain yang sudah pernah dibuat dan simpan di proyek baru, lalu ubah beberapa unsurnya saja seperti bentuk shape-nya pakai rounded atau kotak saja, tambahkan ilustrasi yang sesuai dengan proyeknya, dan yang paling bagus bisa mainkan warna atau gradasi. Kalau bisa, buat dahulu sketsa kasar sebelum melakukan prototyping; itu akan sangat membantu.

Pertanyan kelima,

Setelah kita melakukan design sprint proses apalagi yang harus dilakukan? Dari pengalaman kami setelah melakukan design sprint, tidak semua data dan aset dari stakeholder dipakai sebagai acuan dan banyak sekali permintaan revisi atau tambah fitur baru sedangkan hasil dari design sprint sebelumnya belum selesai. Nah, bagaimana cara meyakinkan stakeholder untuk mengacu terhadap hasil dari design sprint?

Ini sama seperti yang di awal, jelaskan kembali tujuannya itu untuk mencapai matrix goal yang sudah disepakati di awal dan harus selalu menyesuaikan dengan matrix yang jelas supaya peserta sprint tidak terpengaruh terhadap ide-ide lainnya. Harus selalu objektif di sekitar goals tersebut agar peserta dapat terus mengikuti alur yang sudah disepakati dalam design sprint.

Pertanyaan keenam,

Ada saran dan tips dari Kang Borrys untuk metode yang baiknya dilakukan di perusahaan berbasis proyek agar mendapatkan hasil yang baik di mata stakeholder dan perusahaan itu sendiri?

Standar keberhasilan bisa diukur dari matrix-nya. Saat semua sudah berjalan sesuai dengan matrix goals, sudah bisa disimpulkan keberhasilannya dan bisa dikatakan berhasil dalam “Driving Business Result”.

Foto Chit Chat bersama Kang Borrys Hasian

Dari penjelasan terkait design sprint, ada satu metode yang sempat membuat kami bingung, yaitu metode HMW (How Might We). HMW adalah sesi di mana peserta menuliskan ide-ide mereka di kertas sticky notes mengenai solusi dan ide brilian mereka tanpa takut salah. Terkadang, pada tahap itu, sulit bagi sprint master dalam menggiring opini peserta untuk memecahkan solusi. Kadang malah muncul masalah baru dan tambahan fitur baru serta membuat rumit pemecahan solusi.

CEO kami, mas Ray Rizaldy menyebutkan, dalam HMW biasanya ada beberapa tahap yang tidak kita sertakan di metode design sprint. Ini karena biasanya HMW menggiring opini peserta sprint bukan ke pemecahan masalah, malah cenderung ingin menambahkan fitur atau lainnya.

Dengan permasalahan kami, kang Borrys menjawab, sebagai sprint master, dia harus bisa menggiring peserta sprint menuju goals yang dituju saat sprint. Sprint master bertanggung jawab penuh dalam ruangan itu untuk menghasilkan data yang bisa mencapai goals tersebut dengan kesepakatan bersama peserta.

Saran lain dari kang Borrys adalah ketika ada insight menarik langsung dicatat atau bisa juga dengan “Constructive Challange” atau sering disebut tantangan secara membangun (tindakan mengajukan pertanyaan tajam dalam upaya untuk mengklarifikasi posisi atau mengungkapkan kesenjangan dalam pemahaman seseorang tentang suatu masalah, bisa dengan dicari kebalikan dari masalahnya lalu didiskusikan bersama untuk lebih memahami permasalahannya yang akan diperbaiki di sprint). Sprint master juga bisa mempersiapkan beberapa pertanyaan jitu untuk menggali dari dalam peserta. Ini bisa disiapkan sebelum design sprint dimulai.

Tips

Berikut adalah beberapa tips dari kang Borrys Hasian saat chit chat kali ini.

Bila stakeholder meminta banyak hal yang belum jelas intinya, seperti minta desain mockup tambahan atau jam meeting dimajukan, cara menolaknya dengan baik adalah mencoba untuk tidak bilang YA terus menerus kepada stakeholder dan coba bilang TIDAK sesekali. Tetapi, ingat saat kita berkata tidak, berikan pula alasan yang tepat dan bisa dipertanggungjawabkan nanti. Atau, bisa juga dengan mengatakan, nanti kami diskusikan dengan tim, nanti kami riset dahulu, atau bisa disusun kata yang lebih baik pula.

Tips lain adalah untuk menumbuhkan kumis dan jenggot. Hal tersebut bisa membantu supaya terlihat lebih “meyakinkan” saat meeting atau pengambilan keputusan, terang kang Borrys sambil tertawa kecil.

Saran

Sebagai perusahan yang baik, kita dituntut untuk memiliki portofolio yang baik. Hal ini bisa dengan cara bertanya kepada klien yang proyeknya telah kita selesaikan. Tanyakan bagaimana hasil pekerjaannya, dokumen yang diberikan apakah lengkap, dan apakah hasil pekerjaan sudah memberi dampak positif terhadap klien. Dari hal-hal ini, bisa kita rangkum dan buat menjadi portofolio serta bahan evaluasi perusahaan.

Agensi harus bisa membawa insight yang menarik kepada calon klien supaya meningkatkan kepercayaan mereka. Kita bisa menggiring calon klien yang masih awam teknologi dan bisa membangun solusi yang tepat bagi calon klien.

Sekian chit chat kami kali ini dengan kang Borrys Hasian. Saya berbagi ini karena banyak sekali tips dan pengalaman yang kami dapatkan dari kang Borrys. Semoga ini bisa membantu kalian pula. Apabila ada acara lanjutan dari Chit Chat with Expert, akan saya buat artikelnya kembali. Adios!

Chaeriansyah Putra Sinaga, seorang desainer UI/UX di GITS Indonesia yang belajar dari pengalaman dan eksplorasi. Menurutnya, desain itu bukan hanya coretan dan permainan warna. Apabila digabungkan dengan rancangan yang tepat, bisa menciptakan hasil desain yang dapat dimengerti dan dimanfaatkan oleh orang banyak.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

More articles

Latest article

Implementasi REST API di iOS Development menggunakan Alamofire dan SwiftyJSON

iOS Development – Tentang REST API Bagi seorang developer, mungkin sudah tidak asing lagi...

GITS Expert Talks: Guide to Building a Learning Organization

In 1995, Peter Senge coined the term of a Learning Organization. He defines it as a company that facilitates learning of its...

GITS Webinar: How to Build UI UX Portfolio that Stand Out

Apa saja yang harus disiapkan UI/UX designer dalam membuat portfolio? Setelah kamu membuat UI design, lalu bagaimana cara mendokumentasikan...

12 Pelajaran dalam GITS 12 Tahun

GITS genap berumur 12 tahun pada 13 September ini. Ini juga tandanya saya sudah 2 tahun lebih 1...

Customer Loyalty Program yang Cocok untuk Masa Pandemi COVID-19

Customer loyalty program atau program loyalitas kepada pelanggan adalah tentang bagaimana menghargai pelanggan. Kemudian, pada akhirnya, pelanggan yang...