Dalam era digital ini, Human Resources (HR) semakin bergantung pada teknologi untuk meningkatkan efisiensi proses rekrutmen. Salah satu alat yang semakin populer digunakan adalah Applicant Tracking System (ATS). Dalam konteks ini, HRIS (Human Resource Information System) platform telah menjadi pilihan utama bagi banyak perusahaan dalam mengelola proses rekrutmen mereka.

Fitur Applicant Tracking System (ATS) dalam HRIS Platform

HRIS platform menyediakan berbagai fitur yang dapat membantu HR dalam mengotomatisasi dan mengelola seluruh siklus rekrutmen. Mulai dari pemasangan lowongan kerja hingga proses penerimaan karyawan baru. Salah satu fitur utama yang ditawarkan oleh HRIS platform adalah Applicant Tracking System, yang dirancang khusus untuk melacak proses dan mengelola pelamar yang masuk.

Memposting lowongan pekerjaan

Fitur dalam HRIS memungkinkan postingan lowongan pekerjaan secara efisien dan terkoordinasi. Dengan fitur ini, departemen HR dapat membuat deskripsi pekerjaan yang rinci, menetapkan persyaratan, dan secara otomatis mempublikasikan lowongan ke berbagai platform pencarian kerja dan situs karir. Selain itu, mereka juga dapat melacak kinerja setiap postingan lowongan dan menganalisis sumber pelamar yang paling efektif untuk meningkatkan strategi rekrutmen mereka di masa depan.

Mengumpulkan dan menyimpan resume

Dengan fitur ini, departemen HR dapat menerima dan menyimpan resume pelamar dalam basis data yang aman dan terstruktur. Hal ini memungkinkan HR untuk dengan mudah mengakses dan meninjau resume pelamar yang masuk. Selain itu, HR juga dapat melakukan pencarian berdasarkan kriteria tertentu, dan memproses aplikasi dengan lebih efisien. HRIS juga dapat menyediakan alat untuk mengevaluasi dan membandingkan resume pelamar, serta menyimpan catatan atau feedback yang berkaitan dengan setiap aplikasi.

Menyaring pelamar berdasarkan kata kunci dan kualifikasi

Melalui fitur ini, departemen HR dapat menentukan kriteria yang relevan dengan posisi yang dibutuhkan. Seperti pengalaman kerja, pendidikan, keterampilan, atau kata kunci tertentu. HRIS akan secara otomatis menyaring pelamar yang memenuhi kriteria tersebut dari basis data resume yang tersimpan. Hal ini memungkinkan HR untuk lebih cepat menemukan pelamar yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk proses seleksi.

Menjadwalkan wawancara

Pada fitur ini, departemen HR dapat membuat jadwal wawancara dengan mudah, mengundang pelamar dan anggota tim terkait, dan mengatur waktu dan lokasi wawancara. HRIS juga dapat mengirimkan pemberitahuan otomatis kepada pelamar dan staf terkait, serta mengelola konfirmasi kehadiran. Fitur penjadwalan wawancara dalam HRIS membantu mengurangi kesalahan penjadwalan, memastikan keterlibatan semua pihak yang terlibat, dan meningkatkan efisiensi proses seleksi.

Melacak progress setiap pelamar

HR dapat melacak status setiap aplikasi pelamar mulai dari tahap pengajuan hingga keputusan akhir. HRIS menyediakan informasi yang terperinci tentang progress pelamar, seperti tahap-tahap seleksi yang telah dilalui, tanggal-tanggal penting, dan catatan-catatan yang relevan. Hal ini memungkinkan HR untuk memantau dan mengelola setiap aplikasi dengan lebih efektif, mengidentifikasi hambatan dalam proses rekrutmen, dan memastikan bahwa tidak ada pelamar yang terlewatkan atau terlupakan.

Manfaat ATS dalam HRIS Platform

Penggunaan ATS (Applicant Tracking System) dalam HRIS (Human Resource Information System) platform memberikan sejumlah manfaat yang signifikan bagi departemen HR dan perusahaan secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa manfaat utama.

• Meningkatkan Efisiensi: ATS mengotomatisasi tugas berulang, menghemat waktu dan tenaga bagi perekrut dan manajer perekrutan.
• Organisasi yang Lebih Baik: ATS memusatkan semua informasi kandidat, membuatnya lebih mudah untuk melacak aplikasi dan komunikasi.
• Pencocokan Kandidat yang Lebih Baik: Fitur penyaringan memastikan kandidat yang memenuhi syarat dan paling sesuai dengan deskripsi pekerjaan mencapai tahap perekrutan.
• Pengurangan Bias: Dengan menggunakan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya, ATS dapat membantu menghilangkan bias tak sadar dalam proses penyaringan awal.
• Keputusan Berbasis Data: Alat pelaporan menyediakan data berharga untuk menganalisis tren perekrutan dan membuat keputusan yang tepat.
• Mempermudah Lamaran Kerja: ATS memungkinkan pelamar untuk melamar pekerjaan secara online dengan mudah dan cepat, tanpa perlu mengirim email atau surat lamaran fisik.
• Meningkatkan Peluang Lolos Seleksi: ATS dapat membantu pelamar memastikan bahwa resume mereka sesuai dengan persyaratan pekerjaan yang dilamar.
• Kesempatan untuk Lowongan yang Lebih Banyak: Banyak perusahaan menggunakan ATS untuk mengelola lowongan pekerjaan mereka, sehingga pelamar memiliki akses ke lebih banyak peluang kerja.
• Meningkatkan Transparansi: ATS dapat membantu pelamar memahami proses rekrutmen dan apa yang diharapkan dari mereka.

Pertimbangan dalam Memilih Platform HRIS 

Dalam memilih platform HRIS yang dilengkapi dengan fitur ATS, ada beberapa pertimbangan penting yang perlu Anda pertimbangkan. Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan.

Kebutuhan Organisasi 

Pertama-tama, perlu dipahami dengan jelas kebutuhan spesifik organisasi Anda. Ini meliputi ukuran organisasi, industri di mana Anda beroperasi, dan kebutuhan khusus dalam manajemen sumber daya manusia. Misalnya, beberapa organisasi mungkin lebih membutuhkan fokus pada pelacakan waktu dan kehadiran sementara yang lain lebih membutuhkan fitur-fitur rekrutmen yang kuat.

Kesesuaian Fitur 

Pastikan platform HRIS dengan ATS yang Anda pertimbangkan memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Ini termasuk fitur-fitur seperti pencarian kandidat, manajemen data pelamar, penjadwalan wawancara, evaluasi kinerja, manajemen pelatihan, dan lainnya. Perlu juga memastikan bahwa platform tersebut dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang mungkin Anda gunakan dalam operasi sehari-hari.

Kemudahan Penggunaan

Antarmuka pengguna yang intuitif dan mudah digunakan sangat penting untuk memastikan penerimaan yang luas di seluruh organisasi. Pastikan untuk menguji platform tersebut atau meminta demo untuk memastikan bahwa tim HR dan pengguna lainnya dapat dengan mudah mengakses dan menggunakan fitur-fiturnya tanpa banyak pelatihan tambahan.

Ketersediaan Layanan dan Dukungan

Pilihlah penyedia platform yang menyediakan dukungan pelanggan yang baik. Ini termasuk pelatihan, layanan pelanggan yang responsif, dan dokumentasi yang komprehensif. Pastikan Anda dapat dengan mudah menghubungi tim dukungan jika Anda mengalami masalah atau memiliki pertanyaan tentang penggunaan platform.

Keamanan Data

Keamanan data merupakan aspek krusial dalam pengelolaan informasi karyawan dan pelamar. Pastikan bahwa platform HRIS dengan ATS yang dipilih memiliki standar keamanan data yang tinggi. Seperti enkripsi data, otentikasi dua faktor, dan kepatuhan terhadap peraturan privasi data yang berlaku seperti GDPR (General Data Protection Regulation) di Uni Eropa atau CCPA (California Consumer Privacy Act) di Amerika Serikat.

Biaya dan Skalabilitas

Perhatikan biaya implementasi dan biaya berlangganan jangka panjang dari platform yang Anda pilih. Pastikan bahwa biaya tersebut sesuai dengan anggaran organisasi Anda. Dan pastikan juga bahwa platform tersebut dapat dengan mudah disesuaikan dengan pertumbuhan dan perubahan dalam organisasi Anda.

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini dengan cermat, Anda dapat membuat keputusan yang lebih terinformasi dalam memilih platform HRIS yang dilengkapi dengan fitur ATS yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi Anda.

Solusi Applicant Tracking System

GITS.ID menghadirkan solusi Applicant Tracking System yang dirancang untuk mengatasi semua tantangan HR dalam proses rekrutmen karyawan. 

Dengan 15 tahun pengalaman sebagai software house dan penyedia jasa pembuatan aplikasi enterprise, GITS.ID adalah mitra teknologi yang terpercaya untuk membantu Anda mencapai tujuan bisnis Anda.

Hubungi kami hari ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana solusi ATS kami dapat membantu Anda menemukan talenta terbaik dan meningkatkan proses rekrutmen Anda. GITS.ID partner terpercaya untuk solusi IT yang inovatif dan terdepan.