Order management atau manajemen pesanan mengacu pada proses menerima, melacak, dan memenuhi pesanan pelanggan. Proses order management dimulai saat pesanan dilakukan, dan berakhir saat pelanggan menerima paket mereka.

Order management system memberi  akses untuk melihat dan mengelola semua pesanan pelanggan di satu tempat.

Selanjutnya dapat sinkronisasi dua arah yang memastikan informasi pesanan diteruskan antara sistem order management dan platform ecommerce Anda sambil memberi Anda visibilitas ke seluruh proses.

Hal ini dapat membantu mengotomatiskan aliran informasi pesanan penjualan ke setiap bagian dari rantai pasokan ritel. Dimulai Pelanggan menekan tombol “Beli” – “Pengemasan” –  “Pengiriman” hingga “Pengembalian” (jika ada). Semua itu dilakukan untuk mengatur dan mengotomatiskan segala sesuatu yang perlu dilakukan agar pelanggan mendapatkan apa yang mereka pesan tepat waktu dan dalam kondisi yang baik.

Siklus Order Management

Berikut ini merupakan siklus order management mulai dari proses pemesanan sampai dengan mengukur apa yang bisa ditingkatkan.

Pemesanan Proses

Pesanan dilakukan oleh pelanggan dari berbagai tempat, pada waktu yang berbeda, di setiap saluran yang tersedia. Untuk menyederhanakan proses ini di backend, Anda memerlukan alat pemenuhan omnichannel yang dapat secara otomatis mendorong informasi yang relevan, dari toko online Anda ke sistem order management Anda.

Pesanan Diterima 

Setelah pesanan dilakukan, informasi diteruskan ke pusat pemenuhan di mana pemrosesan pesanan dimulai.

Pesanan Diambil 

Pengambilan umumnya mengacu pada mengikuti daftar pengambilan dengan mengambil produk dari inventaris yang tersedia dan mengirimkannya ke stasiun pengemasan. Di sinilah manajemen gudang memainkan peran penting. Cara inventaris diatur berdampak pada waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi setiap pesanan.

Pesanan Dikemas 

Setelah pesanan dikirim ke area pengemasan, pesanan dikemas dengan cara yang meminimalkan berat dimensi sambil tetap memberikan perlindungan yang memadai.

Memesan Jasa Pengiriman 

Setelah barang dikemas, barang dikirim ke pelanggan dengan menggunakan jasa pengiriman yang ditunjuk oleh pelanggan atau rekanan ekspedisi Anda. Setiap pesanan diberi nomor pelacakan yang kemudian dibagikan kepada pelanggan, sehingga mereka dapat melihat status pesanan mereka di setiap langkah.

Pengiriman Barang 

Akhirnya, barang dikirim ke pelanggan akhir. Tetapi apakah barang yang dikirim adalah barang yang tepat? Dan apakah barang tersebut dikirim tepat waktu? Jika order management sudah tepat selama ini, peluang Anda jauh lebih tinggi.

Berinteraksi dengan Pelanggan 

Menindaklanjuti pelanggan setelah pengiriman bukan hanya sekadar basa-basi. 

Tetap berhubungan secara konstan dengan pelanggan setia dapat membantu Anda mengetahui mengapa orang terus kembali ke toko online Anda. Selain itu Anda dapat meningkatkan lifetime value setiap pelanggan.

Sementara itu, menemukan masalah yang berulang dapat menciptakan umpan balik yang membantu bisnis Anda meningkat.

Mengukur apa yang bisa ditingkatkan 

Haruskah Anda selalu menerima pengembalian barang dan memberikan pengembalian dana?

Di satu sisi, pengembalian barang adalah bagian yang tak terhindarkan dari ecommerce, dan penting untuk menanganinya dengan baik. Pelanggan yang tidak puas dengan proses pengembalian barang 3x lebih mungkin tidak akan pernah membeli lagi dari toko tersebut.

Namun di sisi lain, memahami akar masalah ketidakpuasan pelanggan dan mengatasinya dapat  membantu Anda mencegah pengembalian di masa depan dan mengurangi biaya logistik.

Order management harus menawarkan cara holistik untuk menganalisis seluruh proses logistik ecommerce. Dengan melacak KPI strategis seperti waktu tunggu atau tingkat pengembalian beserta umpan balik kualitatif, Anda dapat meningkatkan proses untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan memangkas biaya pada saat yang bersamaan.

Manfaat Order Management dalam Industri Bisnis Modern

Order management dalam konteks bisnis modern serta strategi dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya. Berikut alasannya :

• Pengalaman Pelanggan yang Lebih Baik

Proses order management yang lancar dan efisien dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memberikan pengalaman yang lebih baik. Termasuk pengiriman tepat waktu dan pemenuhan pesanan yang akurat.

• Optimisasi Inventaris

Dengan memantau pesanan secara cermat, perusahaan dapat mengelola inventaris dengan lebih efisien, menghindari kelebihan stok atau kekurangan stok yang merugikan.

• Efisiensi Operasional

Order management yang baik dapat mengurangi waktu dan biaya yang terlibat dalam pemrosesan pesanan, mengoptimalkan sumber daya perusahaan dan meningkatkan produktivitas.

• Analisis dan Perencanaan yang Lebih Baik

Data yang dihasilkan dari proses order management dapat digunakan untuk menganalisis tren pasar, mengidentifikasi peluang pertumbuhan, dan merencanakan strategi bisnis yang lebih baik.

• Strategi untuk Meningkatkan Order Management

Untuk meningkatkan efisiensi order management, perusahaan perlu mengadopsi beberapa strategi yang terbukti efektif:

• Automasi Proses

Mengotomatiskan proses order management menggunakan perangkat lunak yang canggih dapat mengurangi kesalahan manusia, mempercepat pemrosesan pesanan, dan meningkatkan akurasi data.

• Integrasi Sistem

Integrasi sistem order management dengan sistem lain seperti sistem keuangan, dan CRM memungkinkan aliran informasi yang lancar di seluruh organisasi. Selain itu, integrasi ini juga dapat menghindari duplikasi data dan kesalahan komunikasi.

• Pemantauan Real-Time

Memantau pesanan secara real-time memungkinkan perusahaan untuk merespons dengan cepat terhadap perubahan permintaan, mengoptimalkan pengelolaan rantai pasokan, dan meningkatkan tingkat layanan pelanggan.

• Analisis Data

Menganalisis data pesanan secara rutin dapat memberikan wawasan berharga tentang perilaku pelanggan, tren produk, dan kinerja operasional. Selain itu, dapat membantu perusahaan untuk mengambil keputusan yang lebih baik dan merencanakan strategi bisnis yang lebih efektif.

• Studi Kasus

Sebagai contoh, perusahaan klien yang GITS.ID handle berhasil meningkatkan efisiensi dengan menerapkan sistem otomatisasi yang terintegrasi dengan sistem inventaris dan CRM mereka. Hasilnya, mereka berhasil mengurangi waktu pemrosesan pesanan sebesar 30%, meningkatkan akurasi pesanan, dan mengoptimalkan pengelolaan inventaris mereka.

Keterkaitan Layanan Supply Chain dengan Order Management

Supply Chain dan Order Management saling berkaitan, dalam hal ini mengacu ke keseluruhan proses yang terjadi dalam manajemen kebutuhan. Di industri manufaktur, ini berkaitan dengan proses penyediaan supply produk makanan. Misalnya, mulai dari diproduksi, mendapatkan order, dan didistribusikan sesuai permintaan distributor atau retail.

1. Manajemen Persediaan (Inventory Management)

Order Management mengelola pesanan yang masuk dan keluar, sementara Layanan Supply Chain mengelola pergerakan dan penyimpanan persediaan. Kedua fungsi ini harus berjalan bersama-sama untuk memastikan ketersediaan produk yang tepat waktu dan optimal.

2. Prediksi Permintaan (Demand Forecasting)

Layanan Supply Chain memanfaatkan data yang diperoleh dari Order Management untuk melakukan prediksi permintaan di masa depan. Data pesanan yang tercatat dapat membantu dalam memahami pola pembelian pelanggan, tren pasar, dan faktor-faktor lain yang mempengaruhi permintaan produk. Informasi ini digunakan untuk mengatur produksi dan persediaan secara efisien.

3. Koordinasi Pengiriman (Shipping Coordination)

Order Management bertanggung jawab atas proses pengiriman pesanan kepada pelanggan. Layanan Supply Chain memainkan peran dalam merencanakan dan melaksanakan pengiriman dengan efisien. Termasuk pemilihan metode pengiriman yang sesuai, pengaturan rute pengiriman, dan mengoptimalkan jaringan logistik.

4. Kualitas Layanan Pelanggan (Customer Service Quality)

Keterkaitan antara Layanan Supply Chain dan Order Management juga memengaruhi kualitas layanan pelanggan. Dengan koordinasi yang baik antara kedua fungsi tersebut, perusahaan dapat memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik. Mulai dari pengiriman tepat waktu, informasi pengiriman yang akurat, dan penanganan pesanan yang efisien.

5. Pengelolaan Return (Return Management)

Order Management dan Layanan Supply Chain juga harus bekerja sama dalam mengelola proses pengembalian barang, memproses permintaan pengembalian dari pelanggan. Sementara Layanan Supply Chain mengelola proses pengembalian barang ke gudang atau produsen, serta pengelolaan inventaris kembali.

6. Optimasi Efisiensi (Efficiency Optimization)

 Secara keseluruhan, keterkaitan antara Layanan Supply Chain dan Order Management bertujuan untuk mengoptimalkan efisiensi operasional. Dengan sinkronisasi yang baik antara kedua fungsi tersebut, perusahaan dapat mengurangi biaya, mempercepat waktu pemenuhan pesanan, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

GITS.ID – Wadah Konsultasi dan Partner Bisnis dalam Sistem Order

GITS.ID merupakan perusahaan yang bergerak di teknologi IT dan software house yang berfokus pada penyediaan solusi dan layanan pembuatan aplikasi untuk enterprise. Solusi kami berbasis cloud dan kecerdasan buatan (AI) dan telah menghandle berbagai kebutuhan perusahaan selama 15 tahun meningkatkan dampak positif dari perusahaan klien kami.

Layanan “Supply Chain” yang ditawarkan kami untuk Anda dapat meningkatkan sistem manajemen sesuai kebutuhan Anda dengan cepat. Mengoptimalkan inventaris dan visibilitas, mengurangi biaya penyimpanan dan mempersingkat waktu siklus pemesanan dan pengiriman, serta meningkatkan akurasi perkiraan permintaan yang mampu mengelola pesanan Anda dengan baik. Dengan sistem manajemen yang termasuk Order Management ini, operasional Anda akan semakin efisien dan bisnis Anda akan meningkat.

Hubungi GITS.ID dan buatlah pengalaman berharga bersama kami dalam kemudahan sistem Order yang menyenangkan di manufaktur anda.