Apabila bisnis yang Anda miliki bergerak dalam bidang retail, kemungkinan besar Anda akan membutuhkan sebuah warehouse yang bisa digunakan untuk menyimpan stok barang. Penyimpanan barang di gudang ini dapat dilaksanakan dengan menggunakan sebuah Warehouse Management System.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan lebih lanjut tentang Warehouse Management System (WMS), kegunaannya untuk proses penyimpanan stok barang perusahaan serta benefit yang bisa didapatkan jika menggunakan sebuah aplikasi khusus untuk WMS. Simak penjelasannya di bawah ini!
Pengertian Warehouse Management System
Sebelum kita membahas tentang WMS lebih jauh, akan dijelaskan terlebih dahulu mengenai Warehouse Management itu sendiri.
Warehouse management atau yang juga dikenal sebagai manajemen gudang adalah sebuah proses yang mengatur, mengawasi, dan mengelola operasi kegiatan harian di dalam sebuah warehouse.
Kegiatan harian ini meliputi kegiatan administrasi, penerimaan dan penyimpanan barang, restock, packing, dan lain-lain.
Sementara yang dimaksud dengan Warehouse Management System adalah sebuah sistem yang digunakan dalam proses pengerjaan kegiatan harian yang dilakukan di dalam warehouse management. Sistem ini dibuat dengan tujuan utama memudahkan kinerja manajemen warehouse itu sendiri.
Dengan penggunaan warehouse management system, tidak hanya proses manajemen gudang menjadi lebih mudah namun juga dapat mengurangi error yang bisa terjadi jika dibandingkan dengan management secara manual.
Main Functions Warehouse Management System
Berkembangnya bisnis e-commerce secara tidak langsung mulai menggeser posisi toko offline dalam dunia perdagangan. Para pebisnis mulai mendirikan gudang di berbagai wilayah guna menampung pesanan hingga melakukan proses pengiriman. Disinilah peran warehouse management system sangat diperlukan.
Fungsi-fungsi utama dari sistem management gudang ini pun banyak macamnya;
- Administration
Seluruh kegiatan administrasi warehouse juga dapat dikelola menggunakan WMS. Contoh administrasi dalam WMS seperti surat menyurat, pengeluaran serta penerimaan dana. Pembuatan surat jalan dan nota juga dapat dilakukan saat proses administrasi ini.
- Receiving
Ketika ada pengiriman barang yang masuk ke warehouse, pengecekan jumlah serta kondisi barang juga dilakukan dengan WMS. Hal ini juga dilakukan agar dapat melakukan pemetaan besaran dana sesuai dengan jumlah dan keadaan barang yang diterima oleh warehouse.
- Put Away
Fungsi ini dimaksudkan untuk proses penyimpanan stok barang agar keadaan aman dan terhindar dari hal-hal yang dapat merusak keadaan barang. Tahapan put away ini dilakukan segera setelah barang selesai di cek kondisinya pada tahap receiving.
- Stock Take
Stock take atau yang biasa dikenal dengan pengecekan stok barang adalah prosedur pengecekan jumlah stok barang yang tersedia, apakah jumlah sedikit atau masih sesuai dengan kuota stok.
- Packing
Pada fungsi packing ini, warehouse melakukan proses pengemasan barang sesuai dengan yang dibutuhkan.
- Dispatching
Setelah barang selesai dikemas, barang kemudian akan dikirimkan ke tempat yang dituju. Proses ini harus dijalankan dengan baik dan akurat agar tidak terjadi kesalahan pengiriman barang.
- Reporting
Kegiatan reporting, seperti namanya, berarti kegiatan dimana sebuah laporan yang menjelaskan data valid dan lengkap mengenai keadaan dan stok barang diisukan dari sisi warehouse management. Laporan yang dibuat harus bersifat jujur dan akurat karena dapat sewaktu-waktu digunakan untuk pembuatan laporan lainnya bahkan mungkin juga laporan ini dijadikan acuan untuk membuat sebuah keputusan.
Manfaat Aplikasi Warehouse Management System
Tentunya ada banyak sekali manfaat yang bisa diperoleh dari WMS, beberapa diantaranya adalah:
- Fast Handling Process
Proses pengaturan dan pengelolaan barang yang cepat menjadi salah satu manfaat utama pengimplementasian WMS dalam kegiatan manajemen gudang. Dengan handling process yang menjadi lebih cepat, waktu yang digunakan pun akan semakin singkat sehingga efisiensi kerja semakin baik.
- Cost Efficient
Selain time efficient, WMS juga bisa membantu manajemen gudang menjadi lebih cost efficient karena tidak perlu lagi mengeluarkan banyak uang disaat semua kegiatan telah terstruktur dan terorganisir dengan baik.
- Reduce Errors
Meminimalisir kesalahan dalam warehouse management adalah sebuah hal yang sangat krusial maka dari itu WMS digunakan untuk menggantikan proses manajemen gudang secara manual.
- Easy to Organize
Besarnya warehouse yang digunakan dapat mengakibatkan kesulitan dalam proses penyimpanan dan mencari lokasi barang. WMS dapat membantu menyimpan barang dengan mudah begitu juga dengan mencari keberadaan stok barang tersebut.
- Improve Company Service
Ketika sebuah perusahaan memiliki sistem warehouse yang baik, pastinya hal ini akan membantu meningkatkan servis dari perusahaan tersebut. Pengiriman yang cepat dan tepat, pengemasan yang baik, dan kesesuaian barang yang dipesan akan menjadi nilai lebih dari warehouse management system yang canggih.
- Improve Employee Performance
Selain peningkatan servis perusahaan, performa dan kinerja karyawan pun akan terus meningkat ketika manajemen gudang disokong oleh sebuah sistem warehouse management yang baik dalam membantu tugas-tugas karyawan.
Mobile Application untuk Warehouse Management System dan Manfaatnya
Smartphone tidak hanya menjadi salah satu kebutuhan utama dalam kehidupan manusia, namun juga dalam dunia pekerjaan. Smartphone menjadi sebuah alat bantu yang digunakan untuk mendukung karyawan dalam melakukan pekerjaannya. Contohnya seperti dalam warehouse management.
Warehouse management system yang disematkan ke dalam sebuah smartphone akan mempermudah karyawan dalam melakukan kegiatan harian mereka seperti saat pengecekan kondisi dan jumlah barang, administrasi, hingga proses pengiriman barang dan membuat laporan.
Karena ukurannya yang cenderung kecil dan ringan, petugas warehouse dapat kapan saja menggunakan smartphone ini untuk mendampingi mereka dalam pengelolaan warehouse. Aplikasi warehouse management system ini pun pastinya dibekali dengan berbagai fitur yang sesuai dengan tugas-tugas di dalam warehouse management.
Apabila dibandingkan dengan management warehouse yang dilakukan secara manual, ketika warehouse perusahaan Anda dilengkapi dengan sebuah mobile app yang dikhususkan untuk prosedur warehouse management, segala macam kegiatan yang berjalan di dalamnya bisa dicatat dengan rapi dan teratur sehingga proses management warehouse menjadi lebih cepat dan aman.
Fitur dalam Aplikasi Warehouse Management System
Contoh Warehouse Management System (WMS) memiliki fitur utama dalam aplikasinya seperti:
- Scan Barcode, fitur ini hadir untuk melakukan scan pada barcode yang telah ditempelkan pada tiap-tiap barang.
- Stock Location, fitur yang digunakan untuk mencari lokasi penyimpanan barang-barang dengan menginput kode atau nama barang.
- In and Out Tracking, fitur ini dapat dipakai untuk mengecek atau melacak keluar dan masuknya barang dari warehouse.
- Report, fitur ini bisa memudahkan pembuatan laporan keadaan barang dan juga keadaan warehouse.
Selain 4 fitur yang disebutkan di atas, Anda juga dapat menambahkan fitur lainnya yang dibutuhkan oleh warehouse management system perusahaan Anda.
Warehouse Management System Mobile Application with GITS.id
Setelah membaca penjelasan tentang WMS dan aplikasi WMS serta contoh warehouse management system, Anda dapat melihat bahwa memiliki sebuah aplikasi yang didesain khusus untuk warehouse management akan sangat berguna untuk kelancaran bisnis Anda.
Apabila Anda merasa tertarik untuk bekerja sama dengan GITS.id dalam mengembangkan aplikasi WMS, Anda tidak perlu khawatir karena kami akan dengan senang hati membantu. Anda juga dapat membaca portfolio kami dalam membuat sebuah aplikasi warehouse management system bersama dengan JSI dan BKKBN.
GITS.id telah berpengalaman dalam membuat berbagai mobile application mulai dari HR Management app, e-commerce app, health app, corporate super app, dan masih banyak lainnya. Kami juga menawarkan servis lainnya seperti web developer, budgeting software, Google Cloud Platform, Google Workspace for Business, hingga outsource developer.
Jadi tidak perlu berlama-lama lagi, segera hubungi GITS.id sekarang juga!
